Merujuk pada Pasal 1 angka 4 UU PT, yang dimaksud dengan Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS) adalah organ perseroan yang mempunyai wewenang yang tidak diberikan kepada direksi atau dewan komisaris dalam batas yang ditentukan dalam UU PT dan/atau anggaran dasar.
RUPS terdiri dari dua jenis, yaitu RUPS tahunan dan RUPS lainnya atau yang biasa disebut RUPS luar biasa. RUPS tahunan wajib diadakan dalam jangka waktu paling lambat enam bulan setelah tahun buku berakhir. Sedangkan RUPS luar biasa dapat diadakan setiap waktu berdasarkan kebutuhan untuk kepentingan PT. RUPS luar biasa diadakan biasanya dalam keadaan kegentingan yang memaksa dan diatur dalam anggaran dasar.
Selanjutnya, RUPS diadakan di tempat kedudukan PT atau tempat PT menjalankan kegiatan utamanya. Khusus PT terbuka, dapat diadakan di tempat kedudukan bursa di mana saham PT dicatatkan. Apabila RUPS dihadiri dan/atau diwakili semua pemegang saham dan semua pemegang saham menyetujui diadakannya RUPS dengan agenda tertentu, RUPS dapat diadakan di manapun, namun harus tetap di wilayah Indonesia.
Apabila RUPS tidak dimungkinkan untuk dilakukan secara langsung atau tatap muka maka Penyelenggaraan RUPS dapat dilakukan melalui media telekonferensi, video konferensi, atau sarana media elektronik lainnya yang memungkinkan semua peserta RUPS saling melihat dan mendengar secara langsung serta berpartisipasi dalam rapat.
Direksi bertanggung jawab untuk memanggil dan menyelenggarakan RUPS. Pemanggilan kepada pemegang saham dilakukan dalam jangka waktu paling lambat 14 (empat) hari sebelum tanggal RUPS diadakan, dan dilakukan dengan surat tercatat dan/atau dengan iklan dalam surat kabar. Dalam panggilan RUPS dicantumkan tanggal, waktu, tempat, dan mata acara rapat disertai pemberitahuan bahwa bahan yang akan dibicarakan dalam RUPS tersedia di kantor Perseroan sejak tanggal dilakukan pemanggilan RUPS sampai dengan tanggal RUPS diadakan. Sementara itu agenda RUPS tergantung kepentingan perseroan.
Selain itu, direksi wajib membuat berita acara RUPS atau risalah RUPS yang berisikan hasil rapat berupa peristiwa, keterangan atau hal-hal yang dibicarakan maupun keputusan yang telah ditentukan pada saat diselenggarakannya RUPS tersebut. Hal ini sebagaimana tercantum dalam Penjelasan Pasal 100 ayat (1) huruf a UU PT, yaitu:
‘Direksi wajib membuat daftar pemegang saham dan daftar khusus, risalah RUPS dan risalah rapat Direksi”
Selanjutnya berdasarkan ketentuan Pasal 90 UU PT, Risalah RUPS wajib dibuat dan ditandatangani oleh ketua rapat dan paling sedikit 1(satu) orang pemegang saham yang ditunjuk dari dan oleh peserta RUPS. Tanda tangan tidak diperlukan apabila risalah RUPS dibuat dengan akta notaris.
Berdasarkan ketentuan tersebut, risalah rapat yang dibuat tanpa kehadiran notaris dalam RUPS tetap diperbolehkan, sepanjang bahwa risalah RUPS tersebut dibuat dan ditandatangani oleh ketua rapat dan sedikitnya satu orang pemegang saham yang ditunjuk dari dan oleh peserta RUPS. Ketentuan ini dimaksudkan untuk menjamin kepastian dan kebenaran isi risalah RUPS tersebut.
Jika Anda membutuhkan konsultasi bisnis, pendirian perusahaan, dan perizinan usaha silahkan hubungi Lex Mundus sekarang juga melalui chat whatsapp pada halaman ini atau email ke [email protected] . Terima kasih.